Case Study - E.DIS Netz GmbH
Prozessoptimierungen in Unternehmen beziehen sich auch auf die Verbesserung der internen Kommunikation. Die E.DIS Netz GmbH setzt zur Förderung zentralgelegene digitale Mitarbeiterterminals ein. An aktuell acht verschiedenen Standorten in Deutschland können Mitarbeiter und Besucher die Terminals nutzen.
Die Terminalinhalte setzen sich aus allgemeinen Informationen wie u.a. Sicherheitshinweise, Stellenangebote und dem offenen W-Lan-Zugang zusammen. Zusätzlich enthält ein passwortgeschützter Bereich persönliche Mitarbeiterdaten, Kalenderinformationen und Zugänge zu den Raumbuchungs- und Carpool-Portalen.
Die Zielsetzung
Das Ziel der Mitarbeiterterminals liegt darin, zentrale und für jeden zugängliche Informationspunkte zu schaffen, um die interne Kommunikation im Unternehmen zu verbessern.
Mit SiteKiosk Online lassen sich sichere und umfangreiche Mitarbeiterterminals realisieren, die den internen Kommunikationsprozess in Unternehmen positiv beeinflussen.
Umsetzung und Lösung
Abbildung 2: Gästebereich mit öffentlichen Informationen
Die Oberfläche der Mitarbeiterterminals der E.DIS GmbH lässt sich in zwei Bereiche aufteilen:
Der Gastbereich (s. Abb. 2) ist freizugänglich. Klickt man auf die grüne Schaltfläche mit dem Inhalt „Gast“ gelangt man in den Gästebereich. Hier stehen allgemeine Zertifikate und Sicherheitshinweise zur Verfügung. Die Besucher können sich über das korrekte Verhalten im Unternehmen informieren. Zusätzlich werden Stellenausschreibungen und der Zugang zum Gäste-W-Lan bereitgestellt.
Abbildung 3: Mitarbeiterbereich mit sensiblen Inhalten
Der Mitarbeiterbereich (s. blauer Kasten in der Abbildung 1) beinhaltet Daten und Informationen, die ausschließlich für Angestellte zugänglich sind. Dieser Teil der Anwendung ist mit einem Passwort geschützt. Sobald auf diese Schaltfläche geklickt wird, muss der Mitarbeiter sein persönliches Passwort eingeben. Anschließend besteht Zugang auf die dort enthaltenen Daten. Mit SiteKiosk Online können sensible Bereiche in Anwendungen per Kennwortabfrage gesichert werden.
Abbildung 4: Einblick in die Standort-Variationen innerhalb SiteKiosk Online
Definierte Variationen ermöglichen es unterschiedliche Inhalte je nach Standort auszuspielen. Jeder HR-Terminal an den acht verschiedenen Standorten zeigt so unterschiedliche Inhalte an.
Das Terminal am Standort Falkensee zeigt z.B. ein Textfeld mit dem Inhalt „Herzlich Willkommen in Falkensee“ an und beinhaltet im Bereich „Sicherheitshinweise“ und „Speiseplan“ standortbezogene Daten und Informationen.
Das Mitarbeiterinformationsterminal in Potsdam zeigt den Schriftzug „Herzlich Willkommen in Potsdam“ an und die dortigen spezifischen Standortinformationen. Variationen können mit geringem Aufwand innerhalb von SiteKiosk Online gesetzt und bestimmt werden.
Einbindung externer Software per Webautomation
Im Mitarbeiterbereich sind die Aktionsflächen „Raumbuchung“ und „Fahrzeugbuchung“ vorhanden (s. Abb. 3). Beide Schaltflächen leiten den Nutzer zu externen Anwendungen, welche von SiteKiosk Online in die Terminalanwendung implementiert wurden.
Die Schaltfläche „Raumbuchung“ führt zu einer Software, die eine Übersicht liefert und anzeigt welche Räume am aktuellen Standort gebucht, besetzt oder noch zur Verfügung stehen. Meetings und Veranstaltungen können direkt am Mitarbeiter-Selbstbedienungsterminal geplant und verwaltet werden.
„Fahrzeugbuchung“ bezieht sich auf die Car-Pools der Standorte. In diesem Bereich wird aufgelistet, welche Fahrzeuge zur Verfügung stehen, aktuell unterwegs sind und für welchen Zeitraum benötigt werden.
Die Tools „Raumbuchung“ und „Fahrzeugbuchung“ sind per Webautomation integriert und liefern Statusberichte in Echtzeit.
Die E.Dis Netz GmbH setzt die Terminals aktuell an acht verschiedenen Standorten ein. Jeder Standort weißt einen anderen Raumbuchungs- und Fahrzeugplan auf. Diese Unterschiede lassen sich per Konfigurationen an die Login-Daten innerhalb von SiteKiosk Online anpassen. Dadurch werden die Webseiten des Raumbuchungs- und des Fahrzeugbuchungs-Tools mit den jeweils für den Standort definierten Benutzer aufgerufen und zeigen ausschließlich die Daten für den entsprechenden Standort an. Dazu wird die Webseiten Automation von SiteKiosk Online benutzt.
Dank der Einbindung des Raumbuchungs- und des Fahrzeugbuchungs-Tools werden sowohl das allgemeine Termin- und Raumbelegungs- als auch das Reisemanagement vereinfacht.
Betriebssicherheit und Datenschutz
Abbildung 5: Terminal im Eingangsbereich
Alle eingesetzten Mitarbeiterinformationsterminals der E.DIS Netz GmbH werden zentral in der SiteKiosk Online Anwendung angezeigt. Sollte es zu Störungen oder Betriebsproblemen kommen, wird eine entsprechende Benachrichtigung ausgelöst. Es wird exakt angezeigt, welcher HR-Terminal an welchem Standort betroffen ist. So wird gewährleistet, dass Störungen und mögliche Sicherheitsrisiken direkt angezeigt und auf schnellstem Wege behoben werden können.
In SiteKiosk Online lassen sich zwei Logout-Funktionen aktivieren:
1. Der weiß unterlegte Pfeil im Mitarbeiterbereich (s. Abb. 3) fungiert als Logout-Button. Wird dieser betätigt, wird die Session beendet und man landet auf dem Startbildschirm. Beim erneuten Klicken auf den Mitarbeiterbereich wird der Nutzer nach seinem Passwort gefragt.
2. Sollte der Logout-Prozess am Ende der Terminalnutzung vom Nutzer vergessen werden, greift die Funktion eines automatischen Screensavers. Kurz nach der letzten Aktion am Terminal startet ein zeitlicher Countdown, welcher nach Ablauf die Session beendet und das Projekt wieder in den Ausgangszustand zurücksetzt. Der Nutzer wird automatisch ausgeloggt.
Zusätzlich können verschiedene Standortmanager im SiteKiosk Online-Administrationsbereich angelegt werden. Dies ermöglicht die Zuordnung spezieller Benutzerrechte und bestimmt, dass definierte Zertifikate, Inhalte und Daten nur ausgewählten Human Ressources an den jeweiligen Standorten zur Verfügung stehen.
Die Perspektive
Zentrale digitale Mitarbeiterterminals haben einen positiven Einfluss auf die interne Unternehmenskommunikation. Dank der einfachen Einbindung von externer Software in SiteKiosk Online sind auch komplexere Verwaltungssysteme (Raum- und Fahrzeugbuchungen) integrierbar.
SiteKiosk Online sichert die gesamte Anwendung und alle physischen Terminals vor manipulativem Gebrauch ab und ermöglicht gleichzeitig eine ortsunabhängige Verwaltung, Aktualisierung und Gestaltung der einzelnen HR-Terminals, Inhalte und Benutzerrechte.
Die Einführung der Selbstbedienungsterminals wurde von den Mitarbeitern der E.DIS Netz GmbH sehr positiv angenommen. Das Unternehmen plant bereits den Einsatz der Terminals zahlenmäßig zu erweitern.
Über die E.DIS GmbH
Die E.DIS AG mit ihrer Tochter E.DIS Netz GmbH ist einer der größten regionalen Energienetzbetreiber Deutschlands. Mit etwa 2.500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern an über 40 Standorten ist E.DIS zudem einer der größten Arbeitgeber in Brandenburg und Mecklenburg-Vorpommern.
Case Study
Hier erhalten Sie die Case Study als PDF zum Download.
Kontakt
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